La obligación de registrar diariamente la jornada no es una moda: es un mandato del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) desde 2019, tras el Real Decreto-ley 8/2019.
¿Qué supone? Que las empresas, de cualquier tamaño o sector, deben contar con un sistema que anote cada día la hora real de inicio y fin de la jornada de cada persona, conservar esos datos cuatro años y tenerlos accesibles para la plantilla, la representación legal y la Inspección de Trabajo.
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre el registro de la jornada laboral.
¿Qué tengo que registrar exactamente y para qué?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) dispone que: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora (…)”
El registro debe reflejar la realidad, no la jornada “de convenio”. Es decir, inicio y fin reales del trabajo cada día y, si influyen en el cómputo, las pausas (comidas, café) y cortes de actividad.
El ET recuerda, además, que el tiempo de trabajo se computa de modo que al comienzo y al final de la jornada la persona esté en su puesto.
El sistema elegido para registrar esas horas debe ser objetivo, fiable y accesible; esto lo exige la sentencia del TJUE C-55/18 (CCOO/Deutsche Bank), que es el origen europeo de nuestro registro.
¿Por qué es tan importante? Porque sin registro es muy difícil defenderse ante reclamaciones de horas extra o ante actas de Inspección. Y porque, si el sistema es válido, también ampara a la empresa: el Tribunal Supremo (STS 18-1-2023, rec. 78/2021) avaló un modelo en el que el propio trabajador declara diariamente su horario en la aplicación corporativa, siempre que sea objetivo y verificable.
¿A quién alcanza la obligación de registro de la jornada?
La obligación de registrar diariamente la jornada se aplica, con carácter general, a todas las personas trabajadoras por cuenta ajena incluidas en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores, con independencia de que su labor sea presencial, en movilidad o en teletrabajo. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia es clara: trabajar en remoto no exime de fichar; el sistema debe permitir anotar de forma fiable el inicio y fin reales de la jornada desde cualquier ubicación, garantizando siempre su privacidad.
Supuestos excluidos y regímenes especiales
Existen, sin embargo, relaciones laborales y colectivos que no siguen el mismo régimen de registro del artículo 34.9 ET, bien por quedar fuera de su ámbito, bien por tener un sistema propio:
- Relaciones laborales de carácter especial (art. 2 ET), como:
- Artistas en espectáculos públicos.
- Deportistas profesionales.
- Abogados que trabajan en despachos colectivos.
- Personal del hogar familiar
- Penados en instituciones penitenciarias.
- Profesionales en formación sanitaria especializada.
- Trabajadores con normativa específica de registro (RD 1561/1995 y otra legislación sectorial):
- Conductores de transporte por carretera.
- Personal de la marina mercante.
- Trabajadores del transporte ferroviario transfronterizo.
- Otros supuestos:
- Trabajadores autónomos.
- Socios trabajadores de cooperativas, salvo que tengan una relación laboral común con la cooperativa.
En el caso de personal del hogar familiar, es importante comentar que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) ya ha dictado varias sentencias, como la del 19 de diciembre 2024 (asunto C-531/23), donde declaró contraria al Derecho de la Unión cualquier normativa, interpretación judicial o práctica administrativa que exima a los empleadores domésticos de establecer un sistema que permita computar de forma objetiva y fiable las horas diarias efectivamente trabajadas y su distribución. El TJUE recordó que este control es esencial para garantizar derechos fundamentales como el descanso diario y semanal y el límite máximo de la jornada. La sentencia también advierte que, dado que el empleo del hogar es un sector altamente feminizado, excluirlo del registro podría constituir una discriminación indirecta por razón de sexo, salvo que existan justificaciones objetivas ajenas a toda discriminación.
¿Cómo y dónde debe registrarse la jornada?
Hoy, la norma no impone un formato concreto: puede ser en papel (hojas firmadas día a día), mediante tarjetas electrónicas, aplicaciones móviles o software específico.
Lo importante es que el método permita verificar la información, que no pueda alterarse sin dejar rastro, y que esté disponible tanto para la persona trabajadora como para la Inspección de Trabajo de forma inmediata.
Además, debe respetar la normativa de protección de datos, lo que implica aplicar medidas de seguridad adecuadas y, si se emplean datos biométricos, realizar previamente una evaluación de impacto.
Los registros han de conservarse durante cuatro años y poder ser consultados en el centro de trabajo o de manera remota en caso de requerimiento.
Ojo: si usas papel, evita hojas genéricas “de 9 a 17” y firma mensual; tiene que ser día a día con hora real.
Teletrabajo y desconexión: registro sí, vigilancia intrusiva no
En remoto, el registro tiene que funcionar igual que en presencial: inicio y fin del tiempo de trabajo efectivo, con flexibilidad pactada, sin convertirlo en un sistema de monitorización permanente.
Además, fuera del horario aplica el derecho a la desconexión digital que obliga a la empresa a no exigir disponibilidad ni respuestas fuera del tiempo de trabajo, y a regularlo internamente con políticas y formación.
Sanciones y riesgos si no cumples con la obligación de registro
El art. 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) califica como infracción grave la transgresión de normas sobre jornada, descansos, horas extra y registro. Las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 € (según el grado de la infracción).
¿Qué está cambiando en 2025? (lo que está en trámite y te conviene anticipar)
En mayo de 2025, el Gobierno aprobó el Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión, que introduce una reforma profunda del control horario. Aunque todavía se encuentra en fase de tramitación parlamentaria, su redacción actual dibuja un escenario muy distinto al vigente y que afectará a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector.
Uno de los ejes centrales es la creación de un nuevo artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores, que sustituirá el modelo actual por un sistema obligatoriamente digital, alineado con las Directivas europeas 2019/1152 y 2019/1158 sobre transparencia y conciliación. El objetivo: garantizar registros objetivos, inviolables y accesibles para todas las partes implicadas.
Registro digital
La reforma prevé que el control horario solo pueda realizarse por medios digitales, dejando atrás el papel salvo casos excepcionales y justificados. Cada persona trabajadora tendrá que fichar personalmente el inicio y fin de su jornada, sin que la empresa pueda sustituir o completar ese registro de forma genérica. Además, el sistema deberá vincular inequívocamente el fichaje con la identidad del trabajador.
Condiciones técnicas reforzadas
El nuevo modelo exigirá que el sistema cumpla requisitos técnicos estrictos:
- Posibilidad de acceso inmediato y remoto para la Inspección de Trabajo, sin solicitudes previas ni demoras.
- Trazabilidad e inviolabilidad de los registros, de forma que cualquier modificación quede registrada y justificada.
- Prohibición general del fichaje biométrico, salvo justificación de necesidad y con alternativa voluntaria y sin consecuencias para quien la elija.
Refuerzo del derecho a la desconexión digital
El texto dedica especial atención a consolidar la desconexión digital, sobre todo en teletrabajo y modelos híbridos. Fuera del horario pactado, no habrá obligación de atender llamadas, correos o mensajes, salvo situaciones excepcionales previamente pactadas. Además, las empresas deberán recoger protocolos internos y cláusulas claras en los acuerdos de trabajo a distancia, así como formar a la plantilla para garantizar su respeto.
En conclusión, el registro de jornada es una obligación legal que protege tanto a trabajadores como a empresas, garantizando un control objetivo del tiempo de trabajo, el respeto de los descansos y la correcta retribución de las horas extraordinarias. Su cumplimiento evita sanciones importantes y aporta seguridad jurídica, además de alinearse con las exigencias europeas, que extienden esta obligación incluso a sectores tradicionalmente excluidos, como el empleo del hogar.
La reforma en tramitación para 2025 marca el paso hacia un modelo digital, inviolable y accesible en tiempo real, con sanciones individualizadas y un refuerzo del derecho a la desconexión digital. Aunque todavía no es exigible, anticipar la adaptación permitirá a las empresas cumplir sin riesgos y aprovechar las ventajas de una gestión horaria moderna, segura y transparente.